Comment gérer ses tâches au quotidien ?

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Gérer ses tâches est en soi quelque chose d’assez difficile et prenant. C’est une équation complexe et vraiment problématique et qui demande parfois pas mal de volonté. Malgré mes nombreuses lectures et malgré d’excellents outils, il m’a fallu énormément de temps pour trouver un truc qui marche quand on n’est pas millionnaire et qu’on ne sous-traite pas toute sa vie. (Et qu’on aimerait bien la vivre quand même…)

Voici donc comment je gère mon agenda :

Les types de tâches

Première chose, il s’agit de déterminer le type de tâches que vous avez à gérer. Pour me simplifier la vie, je me suis restreint à 2 types de tâches : les tâches régulières (car elles nous imposent leur timing par la nature) et les tâches ponctuelles.

Les tâches régulières s’appliquent lorsque vous ne pouvez pas y attribuer une date de fin, qu’elle sont répétitives et qu’elles nécessitent d’être absolument régulier. Typiquement, les tâches tels que les apprentissages ou les entraînements en font partie. Le ménage aussi…

Les tâches ponctuelles à l’inverse, peuvent être délimitées dans la durée et comme leur nom l’indique, ne nécessitent pas d’être absolument régulier. Cela n’empêche pas que parfois, il vous faudra revenir sur une tâche ponctuelle (je pense par exemple à la mise à jour de votre site web).

Pour m’aider à déterminer si une tâche est régulière ou ponctuelle, j’utilise ce prisme :

régulière = devenir / être
ponctuelle = avoir

Dans la mesure du possible, je transforme les tâches qui semblent être régulière en tâches ponctuelles.
Par exemple, si tenir son blog peut sembler être une tâche régulière, ce n’est pas le cas : vous pourriez très bien rédiger tous vos articles pour l’année à venir.

Or si vous faites du sport 10h dans une journée, vous aurez de piètres résultats par rapport à ceux qui en font 2h tous les jours…

Pour être en bonne santé, il faut courir tous les (insérez votre rythme ici).
Pour avoir un blog qui tourne un minimum, il faut poster au moins un article par (insérez votre rythme ici), mais vous pourriez en écrire X le dimanche et les poster une fois par (insérez votre rythme ici).

Utiliser la bonne unité de mesure

Le principal problème quand on veut gérer ses tâches c’est de mesurer le temps qu’elle vont prendre…

Quand vous êtes en voiture et que vous voulez connaitre votre vitesse pour ne pas vous faire flasher, vous regardez votre compteur… Et celui-ci ne vous indique pas la masse de la voiture !… Il utilise les km/h pas les kilos. Il en va de même pour les tâches.

Si vous ne les comptabilisez pas avec la bonne unité de mesure vous allez forcément vous planter.

Ainsi les tâches régulières se comptent en Heures / jour (ou minutes / jour) et les tâches ponctuelles se comptent en jour, en semaine ou en mois et comme on n’additionne pas les pommes avec les poires elles se divisent en blocs quotidiens de la durée de votre choix pour obtenir la même unité de mesure.

La notion de choix est importante car c’est vous qui choisissez le temps que vous consacrez à chaque chose. Dès que vous ne décidez plus, vous ne maîtrisez plus votre temps, et vous allez forcément ressentir de la frustration.

Ma priorité est claire : je préfère être qu’avoir. Ainsi, j’essaie de faire en priorité (à savoir quand je me lève) les tâches régulières.

Planifier tout ça…

Quel est votre temps disponible dans une journée ? Pour ma part, je considère mon temps d’éveil sans aller vraiment dans le détail. Je dirais que cela fait une dizaine d’heures par jour.

Dans ma To Do List, je liste absolument tout sauf de me laver et de manger (quand même…) ! Même les trucs qui peuvent paraître idiots comme faire la caisse du chat et faire la lessive.

J’ai constaté que la plupart du temps, je réalisais entre 13 et 17 tâches dans une journée en restant à peu près heureux. Ainsi, je me fixe toujours une dizaine de tâches par jour et 5 pour les imprévus.

En moyenne, cela fait 1H / tâche mais la moyenne n’est pas souvent pertinente…

Le Lego du temps

Il est évident que pendre une lessive pour être présentable le lendemain ne prend pas une heure ! ^^

La contrepartie, c’est qu’il est évident que certaines tâches prennent plus d’une heure.

C’est le cas de mes 3 gros projets trimestriels (tâches ponctuelles).

En général, je me cale des blocs d’1H30 par tâche qui le nécessite. Mais sur certains gros projets, je les additionne les uns après les autres et fais des pauses (quand j’en ai besoin) toutes les heures et demi.

Si je me fixe une deadline pour chaque projet ponctuel, je n’ai pas vraiment de limite de temps de travail par tâche ponctuelle (un mois, deux mois voire un an), mais j’ai une limite quotidienne : j’essaie de ne pas dépasser 5H effectives quotidienne sur un projet. Même important.

En effet, au-delà de ces 5 heures, cela pénalise mes autres activités et sur le long terme, cela pénalise le projet lui-même car j’ai la tête dans le c… et que le projet finit par me décourager.

Tant pis si ces gros projets prennent un peu de retard et mettent un mois et demi au lieu d’un mois. Le sacrifice qu’être dans les délais implique est trop grand pour les respecter parfois.

Voilà, c’est une manière relativement simple de gérer le temps qui repose sur 7 idées :

  1. REGULIERE = ETRE > PONCTUELLE = AVOIR
  2. CONVERTIR POUR AVOIR LA MÊME UNITE DE MESURE DU TEMPS
  3. TOUT LISTER
  4. 15 TÂCHES / JOUR MAX (MAIS 10 C’EST MIEUX)
  5. BLOCS D’1H30 MAX
  6. JAMAIS PLUS DE 5H / JOUR SUR UNE TÂCHE
  7. ÊTRE PRÊT A NE PAS RESPECTER SES DEADLINES (MAIS EN FIXER !)

Et vous comment vous gérez votre agenda ?

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